Een ticketsysteem voor snelle klantopvolging
Een georganiseerd systeem voor inkomende klantvragen of problemen helpt je bij het bieden van een optimale klantervaring. Berichten snel en adequaat beantwoorden, en vanuit één tool samenwerken aan de oplossing? Met ticketsysteem software krijg je het voor elkaar.
Wat is een ticketsysteem?
Met een ticketsysteem kunnen klantenserviceteams snel en eenvoudig inkomende berichten (in de vorm van tickets) beantwoorden vanuit één centraal systeem. Denk hierbij aan klantvragen, klachten of problemen, afkomstig uit verschillende communicatiekanalen als e-mail, livechat, WhatsApp, Facebook of Instagram. Deze zijn stuk voor stuk toe te wijzen aan de juiste persoon, en met een status en case- of ticketnummer is de voortgang eenvoudig te volgen.
Ticketsystemen worden ook wel customer support software, helpdesk software of klantenservice software genoemd.
Heeft mijn bedrijf een ticketsysteem nodig?
Moeite met het bewaren van overzicht over alle inkomende of in behandeling zijnde service- en supportvragen? Of switch je als helpdesk met één of meerdere medewerkers tussen verschillende inboxen of systemen voor het formuleren van het juiste antwoord? Dit gaat ten koste van je productiviteit. Een helpdesk ticketsysteem als Grasp schept orde in de chaos en is daarmee dé oplossing voor deze problemen. Zo krijg je als team het overzicht terug en werk je vanuit één centraal systeem samen voor het bieden van dezelfde klantervaring op ieder kanaal. Vanuit de gedeelde team-inbox volg je alle berichten op, bewaak je de voortgang, of neem je ze van elkaar over.
Voor wie is een ticketsysteem geschikt?
Een ticketsysteem is bij uitstek geschikt voor klantenservice- of (technische) supportteams die veel berichten ontvangen via verschillende kanalen, waarbij overzicht en het stroomlijnen van contact belangrijk is.
Hoe werkt een ticketsysteem?
Een ticketsysteem brengt alle inkomende berichten uit verschillende communicatiekanalen samen in één centrale inbox. Deze berichten worden op volgorde getoond als ‘tickets’. Stuurt dezelfde klant meerdere berichten, dan maken ze allemaal onderdeel uit van hetzelfde ticket (de volledige conversatie met de klant). Terwijl je team aan de oplossing werkt, volg je eenvoudig de voortgang dankzij een automatisch gegenereerd ticketnummer en status. Ook koppel je tickets handmatig of automatisch aan de juiste collega, zodat de opvolging altijd door de ‘ticketeigenaar’ wordt opgepakt. Zo weet iedereen wie er verantwoordelijk is en helpt een ticketsysteem voor snelle klantopvolging.
Heb je collega’s nodig bij het formuleren van een antwoord? Dan werk je vanuit hetzelfde ticketsyteem samen met meerdere collega’s of teams. Met het klantenservice ticketsysteem van Grasp stuur je klantberichten door, tag je collega’s voor extra context, of plaats je notities. Al deze communicatie en interacties worden toegevoegd aan het ticket. Zo heeft iedereen altijd de volledige context en ben je optimaal aan het samenwerken als team.
Ticket opgelost? Dan verandert de status, maar blijft het ticket gearchiveerd in het systeem. Zo heb je bij een volgend ticket altijd de volledige historie paraat.
de voordelen
van een ticketsysteem
Klein of groot? Eén of meerdere kanalen? Voor ieder bedrijf met klantcontact
is ticketsysteem software een slimme keuze om klantvragen of problemen
efficiënt af te handelen. De belangrijkste voordelen op een rij:
1. Krijg het overzicht over alle klantinteracties
Geen versnipperde inboxen, tabbladen of losse notitieblokken doordat klantinteractie op verschillende plekken plaatsvindt. Met een ticketsysteem centraliseer je het klantcontact en interne interacties, en ontvang en verstuur je berichten vanuit één inbox - via welk kanaal je het gesprek ook voert.
2. Volg de status van iedere vraag of klacht
Waar vind je de status van een probleemoplossing, of wie moet er nog gebeld worden? Zie dat zonder een goed overzicht maar eens snel in kaart te brengen. Met een customer support ticketsysteem voorzie je ieder ticket van een status en volg je eenvoudig de voortgang van een vraag of klacht. Zo ziet iedereen wat er gebeurt, of hoe de volgende actie eruitziet.
3. Maak je medewerkers productiever
Beantwoord je veel klantvragen of problemen, dan bestaat je werk vaak uit herhalende taken. Een ticketsysteem kan veel voor je automatiseren. Denk aan automatisch categoriseren, auto-replies versturen, vooropgestelde antwoordtemplates gebruiken of de hulp van een chatbot inschakelen. Zo besparen medewerkers een hoop tijd en kunnen ze zich richten op de tickets die meer aandacht nodig hebben.
4. Verbeter de interne samenwerking
Als je weet wat er speelt, hoeft je klant maar één keer z’n verhaal te doen. Met een ticketsysteem weet iedereen precies wat er besproken is, en met wie. Niet alleen heb je dan alle berichten bij elkaar, ook alle interne berichten, notities en de volledige klanthistorie tover je snel op je scherm. Zo kom je snel tot de kern en worstel je niet langer met het formuleren van een antwoord. Toch hulp nodig? Dan tag je eenvoudig je collega’s voor extra context.
5. Krijg inzicht in de afhandelingstijd
Zonder inzicht is het lastig sturen op performance. Een ticketsysteem houdt op de achtergrond bij waaraan je team z'n tijd besteedt. Zo kun je eenvoudig je operatie bijsturen en verder optimaliseren.
Een ticketsysteem voor ieder kanaal
Je klant bepaalt waar het gesprek begint, jij behoudt het overzicht.
Probeer het ticketsysteem van Grasp
En ontdoe hoe jij grip krijgt op je klantenservice
- Razendsnel online via meerdere kanalen
- Altijd Nederlandse support
- 14 dagen gratis uitproberen